En una encuesta realizada por KPMG entre 60 tiendas de autoservicio, departamentales y especializadas, se identificó a la administración de stocks como una de las funciones dentro de la cadena de suministro en donde se concentran los principales problemas operativos (40%).
Este punto adquiere una mayor dimensión si consideramos que el nivel de inventario en una compañía perteneciente al sector retail puede llegar a poner en riesgo la salud financiera de la organización, pues constituye una parte importante de su activo.
Deficiencias en el proceso de gestión de stock
Cuando una organización tiene problemas en el proceso de gestión de sus stocks puede presentar algunos de los siguientes síntomas:
• Excedentes de inventarios en ciertas líneas, familias o SKUS y faltantes en otros.
• Disminución en el nivel de servicio debido a faltantes.
• Incremento de las ventas negadas o perdidas.
• Baja rotación de inventario.
• Almacenes saturados o subutilizados de forma considerable.
• Aumento en el nivel de obsoletos y de mermas.
• Disminución del flujo de efectivo.
• Desconocimiento en la justificación de los niveles de inventarios.
• Mayor inversión en inventarios de seguridad o buffers.
• Incremento de las compras de emergencia.
• Aumento de los costos para mantener el inventario.
Resolver estos problemas no es fácil, pero tampoco es imposible. A continuación se mencionan algunos errores que comúnmente cometen las compañías y como resultado generan éstos y otros problemas.
1. La estimación de la demanda con base en pronósticos para determinar los niveles de inventario sugeridos se basa en un solo método. Esta práctica es riesgosa porque los patrones de demanda varían significativamente dependiendo del tipo de producto. No se comporta de igual forma un producto con tendencia constante a uno con estacionalidad, o inclusive a un producto que se está introduciendo en el mercado. Cada uno tiene comportamientos diferentes y por consiguiente debe ser tratado con el modelo más conveniente según su naturaleza.
2. Falta de exactitud en la información a ser utilizada por los modelos de pronósticos. Las compañías deben estar seguras de que los datos que alimentan a los modelos estén limpios de patrones anormales o de ruidos generados por diferentes factores tales como promociones, equivocaciones en la captura, procesamiento inadecuado de las devoluciones, errores en las interfases en el sistema (mismos que de no ser removidos pueden generar estimaciones incorrectas), incremento en los días de inventario y disminución del nivel de servicio al cliente.
3. Los modelos utilizados para la gestión de los niveles de stocks son simplistas. Para el reabastecimiento de SKUS, comúnmente se utilizan modelos basados en puntos de reorden, niveles máximos y mínimos de inventarios, y stocks de seguridad. En ocasiones dichos valores son determinados de forma subjetiva o están basados primordialmente en volúmenes de demanda. Por lo general, factores clave como la variabilidad de la demanda o el tiempo de entrega del proveedor y su variabilidad no son considerados, lo que ocasiona niveles inadecuados de inventarios.
De igual forma, la lógica para determinar cuándo y cuánto ordenar también depende de las características del SKU, como la velocidad en su demanda (rápido, regular o lento movimiento), la etapa en la que se encuentra dentro de su ciclo de vida, e impactos temporales en la demanda (como eventos promocionales).
4. Falta de exactitud en los niveles de inventarios. Si la compañía no cuenta con buenas prácticas en el control de inventarios (en sus entradas, salidas, transferencias y traspasos) la información que considerarán los modelos de gestión de stocks será incorrecta y por consiguiente los días de inventarios sugeridos y el nivel de servicio hacia el cliente se pueden ver afectados.
5. Carencia de una infraestructura tecnológica adecuada para administrar los inventarios. En el sector retail es común encontrar compañías que administran desde cinco mil hasta más de 90 mil SKUS. Para poder administrarlos de manera eficiente es indispensable contar con una infraestructura tecnológica adecuada que permita procesar los diferentes cálculos requeridos para determinar demandas esperadas, niveles de inventarios requeridos, cantidades a comprar, tiempos de compra, etcétera. Comúnmente el tiempo de procesamiento de dichos valores crece de forma exponencial al número de SKUS.
6. Los niveles de servicio objetivo son asignados de igual forma a las diferentes líneas de productos o a los artículos dentro de dichas líneas de productos. En ocasiones algunas compañías llegan a asignar los niveles de servicio basados en juicios arbitrarios o históricos, y los aplican de manera indistinta a todas las líneas y familias de productos o SKUS que están contenidos dentro de éstas. Sin embargo, cada SKU debería contar con condiciones de servicio diferentes. Se pueden logran ahorros de hasta 30% en los niveles de inventarios asignando parámetros de servicio específicos a cada SKU.
7. Falta de indicadores de desempeño actualizados. Para controlar y mejorar el desempeño de la operación es imperativo medirlo de manera constante y sistemáticamente, a fin de identificar desviaciones de forma oportuna. Los indicadores a este respecto son varios: niveles de inventarios, nivel de servicio, faltantes de inventarios, promedio de ticket de compra, etcétera.
8. Deficiencia en el perfil o en las capacidades y habilidades del personal a cargo de la administración del inventario. Contar con el personal adecuado disminuye el riesgo de toma de decisiones erradas, desconfianza en los modelos de administración de inventarios y demanda por desconocimiento. Una adecuada identificación de perfiles de personal, un correcto proceso de reclutamiento y un programa adecuado de capacitación ayudan de forma considerable a mitigar este riesgo.
Conclusión
La eficiente gestión de stocks en la industria del retail no es algo trivial pues implica contar con procesos, personal, infraestructura tecnológica y controles adecuados.
Sin embargo, es indispensable que las compañías lo mantengan en constante mejora, pues les generará mayores oportunidades de supervivencia en los mercados tan competidos de hoy en día, en los que se observa un cliente cada vez más cauteloso en sus hábitos de consumo, al mismo tiempo que su lealtad hacia determinados establecimientos y marcas es cada vez más cuestionada.
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